Tijdslijnen en deadlines voor compliantieverplichtingen in Nederland
Met verwijzing naar onze blog “Zakendoen in Nederland en nalevingsverplichtingen", zullen we in deze blog ons richten op de tijdlijnen en deadlines van de verschillende nalevingsverplichtingen die een bedrijf in Nederland kan hebben.
Loondadministratie / loonbelastingaangiften
Als het Nederlandse bedrijf personeel in dienst heeft (en zich correct heeft geregistreerd voor loonbelastingen), zou het bedrijf een loondadministratie in Nederland moeten voeren. Gewoonlijk ontvangt een werknemer zijn salaris maandelijks. Dienovereenkomstig ontvangt de werknemer aan het einde van de maand een loonstrook van zijn Nederlandse werkgever en ontvangt ook zijn netto salaris op zijn (persoonlijke) bankrekening. Regelmatig wordt het salaris op de 25e of 26e dag van de maand betaald.
Bovendien moet de werkgever een loonbelastingaangifte indienen en de Nederlandse loonbelasting inclusief werknemersverzekeringen en / of sociale premies overdragen aan de Nederlandse belastingautoriteiten. De loonbelastingaangifte moet een maand na het einde van de vorige salarisperiode worden ingediend. Ook moet de belastingverplichting binnen een maand na de vorige salarisperiode worden betaald. Met andere woorden, de loonbelastingaangifte voor januari moet voor 28 februari worden ingediend, de loonbelastingaangifte voor februari moet voor 31 maart worden ingediend. Als het bedrijf niet compliant is, wordt er een boete opgelegd voor het niet tijdig indienen van de loonbelastingaangifte (meestal EUR 68) en/of een boete voor het niet tijdig betalen van de belastingen (meestal 3% met een minimum van EUR 50).
Binnen de loondadministratie kunnen ook (belastingvrije) vergoedingen worden verwerkt, bijvoorbeeld forensenreisvergoedingen, thuiswerkvergoedingen, eenmalige vergoedingen, enz. Verder moet het Werkgerelateerde Kostenstelsel worden gemonitord, dat de mogelijkheid biedt om “belastingvrije” vergoedingen te verstrekken.
BTW-nalevingsverplichtingen
Als het bedrijf correct is geregistreerd voor BTW-doeleinden, moet het bedrijf tijdig zijn BTW-aangiften indienen. Gewoonlijk wordt een BTW-aangifte per kwartaal ingediend, tenzij een verzoek bij de Nederlandse belastingautoriteiten is ingediend om per maand te indienen. Dit laatste scenario is het meest haalbaar als grote bedragen aan voorbelasting worden verwacht. Het is belangrijk dat de transacties binnen de juiste categorieën in de Nederlandse BTW-aangifte worden gerapporteerd. Deze informatie kan voornamelijk uit de administratie (in boekhoudsoftware) worden verzameld. Bovendien is het belangrijk om te controleren of aan de factuureisen wordt voldaan en/of de BTW-registratienummers geldig zijn. Als het bedrijf niet compliant is, wordt er een boete opgelegd voor het niet tijdig indienen van de BTW-aangifte (meestal EUR 68) en/of een boete voor het niet tijdig betalen van de belastingen (meestal 3% met een minimum van EUR 50).
Afhankelijk van of er verkopen zijn uitgevoerd aan andere ondernemers binnen de EU, moet het bedrijf zogenaamde EC-verkopen opgaven indienen. De waarde van EC-verkopen is al gerapporteerd in categorie 3b van de BTW-aangifte en door het indienen van de EC-verkopen opgave, wordt de waarde van elke transactie aan elke ondernemer gerapporteerd, inclusief de geldige BTW-registratie van de ontvanger. In principe wordt de EC-verkopen opgave ook per kwartaal gerapporteerd. Echter, als tijdens een kwartaal de EC-verkopen de waarde van EUR 50.000 overschrijdt, zullen de Nederlandse belastingautoriteiten verzoeken om de EC-verkopen opgaven maandelijks in plaats van per kwartaal in te dienen. Het moet worden benadrukt dat in zo'n scenario de BTW-aangifte nog steeds per kwartaal zal worden ingediend. Als het bedrijf niet compliant is, wordt er een boete opgelegd voor het niet tijdig indienen van de EC-verkopen opgave (meestal EUR 68).
Naast het feit dat het bedrijf kan worden gevraagd om zogenaamde Intrastat-aangiften in te dienen als het bedrijf EC-verkopen (B2B) uitvoert voor een waarde van meer dan EUR 1.000.000 per jaar of aankopen van Europese leveranciers meer dan EUR 800.000 per jaar overschrijden, zal het Centraal Bureau voor de Statistiek worden uitgenodigd om deze rapporten in te dienen. In deze rapporten worden opnieuw de geldige BTW-registraties van de klanten vermeld, inclusief meer details van de transacties, onder andere de waarde, het gewicht, op welke manier de goederen zijn vervoerd, het land van herkomst van de verkochte goederen en de toepasselijke incoterms.
In principe moet dit rapport binnen 10 werkdagen na het einde van de vorige worden gerapporteerd. Bovendien moet het rapport op maandbasis worden ingediend, en het is irrelevant of de BTW-aangifte per kwartaal wordt ingediend. Als het bedrijf niet compliant is, is het in principe een economisch delict dat kan worden bestraft. In de praktijk hebben we echter niet opgemerkt dat er op basis van eerdere ervaringen daadwerkelijk een sanctie zal worden opgelegd.
One Stop Shop-aangifte
Als het Nederlandse bedrijf verkopen aan EU-residenten doet en de waarde van deze transacties een bedrag van EUR 10.000 in een jaar overschrijdt, heeft het bedrijf de mogelijkheid om te vragen gebruik te maken van het zogenaamde one-stop-shop-regime. Dit verzoek moet worden ingediend voordat de periode begint waarin wordt verwacht dat de omzet aan EU-individuen (die geen Nederlandse individuen zijn) EUR 10.000 zal overschrijden. De OSS-aangifte zal per kwartaal worden ingediend en binnen één maand na het einde van de belastingperiode. Als het bedrijf niet compliant is, worden boetes opgelegd die gelijk zijn aan de sancties voor niet compliant zijn met de BTW-aangifte.
Het voordeel van dit regime is het feit dat er maar één aangifte moet worden ingediend en dat er slechts één betaling moet worden uitgevoerd in plaats van meerdere registraties binnen de EU, meerdere aangiften, enz.
Import One Stop Shop-aangifte
Bedrijven buiten de EU die verkopen aan EU-individuen uitvoeren, kunnen ervoor kiezen om gebruik te maken van het Import One Stop Shop-regime. Het voordeel, vergelijkbaar met de reguliere OSS-aangifte, is het feit dat er maar één IOSS-aangifte regelmatig maandelijks moet worden ingediend en dat er slechts één totaalbedrag aan de Nederlandse belastingautoriteiten moet worden overgemaakt in plaats van alle verschillende EU-landen afzonderlijk. Als het bedrijf niet compliant is, worden boetes opgelegd die gelijk zijn aan de sancties voor niet compliant zijn met de BTW-aangifte.
Jaarrekeningen
In principe moeten de jaarrekeningen aan de ene kant worden opgesteld en aan de andere kant binnen 5 maanden na het einde van de verslagperiode bij de Nederlandse Kamer van Koophandel worden gedeponeerd. Voor bedrijven met een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat de jaarrekeningen voor 1 juni van het jaar na de verslagperiode moeten worden gedeponeerd. Het is echter gebruikelijk om de jaarrekeningen 6 maanden later te deponeren, als het bedrijf intern akkoord gaat met een dergelijke uitstel. Daarom zullen in principe de jaarrekeningen voor bedrijven die hun boekjaar gelijk aan het kalenderjaar hebben 1 november van het jaar na de verslagperiode zijn. Een andere uitzondering is het feit dat de jaarrekeningen binnen een periode van 2 maanden na de finalisatie moeten worden goedgekeurd. Daarom zal de maximale termijn voor deponering 12 maanden zijn. Als het bedrijf echter een vergelijkbare aandeelhouder en directeur heeft (middelgrote familiebedrijven), zal de deadline 31 oktober zijn. Bovendien, als de jaarrekeningen zijn goedgekeurd, moeten de jaarrekeningen binnen 8 dagen worden gedeponeerd. Als het bedrijf niet compliant is, is het in principe een economisch delict dat kan worden bestraft. In de praktijk hebben we echter niet opgemerkt dat er op basis van eerdere ervaringen daadwerkelijk een sanctie zal worden opgelegd.
Vennootschapsbelastingaangifte
Een vennootschapsbelastingaangifte moet in principe binnen 5 maanden na het einde van het verslagjaar worden ingediend, vergelijkbaar met de initiële deadline voor het deponeren van de jaarrekeningen. Echter, verlengingen kunnen worden aangevraagd bij de Nederlandse belastingautoriteiten. Een belastingplichtige kan zelf een verlenging van 4 maanden aanvragen of hun tussenpersoon vragen om een verzoek in te dienen volgens de zogenaamde Becon-regel en wordt een verlenging van 11 maanden verleend. Samenvattend is de maximale periode voor het indienen van de vennootschapsbelastingaangifte 16 maanden (indien verleend).
Als de vennootschapsbelastingaangifte niet tijdig wordt ingediend, ontvangt het bedrijf een herinnering van de Nederlandse belastingautoriteiten met een termijn van 10 werkdagen (2 weken) om de aangifte in te dienen. Als het bedrijf desondanks de aangifte nog steeds niet indient ondanks de herinnering, zal een aanmaning worden ontvangen met een extra termijn van 10 werkdagen (2 weken) om de aangifte alsnog in te dienen.
Als het bedrijf hoewel de herinnering en aanmaning niet compliant is, wordt er een boete opgelegd van maximaal EUR 5.578 (2025). Gewoonlijk, als het bedrijf voor de eerste keer niet compliant is, wordt de boete verminderd tot 50% van het maximale bedrag.
Ten slotte is het van belang om te monitoren of het bedrijf in een belastingplichtige positie zal zijn en tijdig voorlopige belastingaangiften in te dienen om belastingrente te voorkomen (9% in 2025). De belastingrente zal worden berekend vanaf 6 maanden na het einde van het boekjaar (meestal juli voor boekjaren die gelijk zijn aan het kalenderjaar).
Ga door met lezen